Håndtering af en virksomheds fakturering af deres kunder kræver en delikat balance mellem fasthed og takt. På den ene side ønsker man at sikre sin likviditet ved at få sit udestående hurtigt hjem. På den anden side ønsker man at bevare den positive relation til kunden.
Manuelle debitorbogholderiprocesser stjæler tid, kan være fejlbehæftede og kræver ofte mange ressourcer – tænk bare på, hvad I bruger af tid på at udstede og udsende faktura, vedligeholde adgang til betalingsmetoderne, identificere manglende betaling, rykke for betaling, udtrække data fra netbanker, udligning af faktura i kassekladden, bogføring og rapportering. Ved at automatisere hele faktura-til-kontant-processen kan virksomheden effektivisere arbejdsgangene og få bedre kontrol over økonomien.
I denne artikel kigger vi på nogle af de udfordringer, virksomheder typisk oplever med et manuelt debitorbogholderi og forklarer, hvordan automatisering af debitorbogholderiprocessen kan skabe en række fordele og besparelser.
Udfordringer med manuel debitorstyring
Traditionel debitorstyring indebærer ofte manuel håndtering af hele faktura-til-kontant-processen. Det er både tidskrævende og ofte fejlbehæftet. Vi har samlet nogle af de største ulemper og kort beskrevet nogle af fordelene ved automatisering af processerne:
Ineffektive og manuelle debitorbogholderprocesser
Traditionel debitorstyring kan være ineffektiv, fejlbehæftet og er typisk ikke skalerbar. Resultatet er en langsom og ressourcetung faktura-til-kontant-cyklus med fare for likviditetsudfordringer.
Løsning: Automatisering af debitorbogholderiprocesserne erstatter manuelle processer og gør det muligt at etablere effektive arbejdsprocesser. Med en automatiseret debitorstyringsløsning kan man automatisk udsende faktura, facilitere selve betalingen via de betalingsmetoder, man ønsker at tilbyde kunderne, automatisere rykkerprocessen, og ikke mindst opnå automatisk bogføring. Det reducerer den manuelle arbejdsbyrde og sikrer hurtigere betalinger.
Betalingsfriktion på grund af manglende eller forkerte betalingsmetoder
Tilbyder virksomheden de forkerte betalingsmetoder, kan det føre til forsinkelser i betaling og påvirke kundetilfredshed. Der er kommet mange nye betalingsmetoder på markedet og man skal vælge dem som passer til virksomhedens forretningsmodel og kundesegmenternes præferencer.
Løsning: En automatiseret debitorløsning som FarPay tilbyder nem adgang til alle de betalingsmetoder, som anvendes på markedet, f.eks. MobilePay, kortbetaling, konto-til-konto betaling, FI-kort, Betalingsservice eller Leverandørservice. Der er dermed mulighed for nemt at sammensætte det rigtige mix af betalingsmetoder og fjerne betalingsfriktion.
Høje driftsomkostninger i økonomiafdelingen
Manuelle processer, databehandling samt rapportering kræver meget tid, ressourcer og øger risikoen for fejl, hvilket kan føre til høje omkostninger, forsinkede betalinger eller mangelfuldt indblik i den økonomiske situation.
Løsning: Automatisering reducerer behovet for manuel databehandling og forbedrer oplevelsen for både virksomhed og kunde, hvilket mindsker driftsomkostningerne. Rapporteringen bliver mere præcis og beslutninger kan træffes på et bedre grundlag. Den sparede tid kan geninvesteres i mere værdiskabende opgaver for økonomiafdelingen.
Utilstrækkelig indsigt i økonomien
Traditionel og manuel debitorstyring besværliggør mulighederne for at opnå en real-time indsigt i økonomien. Den manuelle databehandling besværliggør opdateret, sikker og løbende rapportering og dermed manglende indsigt i den økonomiske situation og præcision i prognoser.
Løsning: En automatiseret debitorløsning forbedrer indsigten i økonomien betragteligt. Den er integreret med økonomistyringssystemet, betalingsudbyderne og banken og giver derved de bedste forudsætninger for at levere real-time og værdifulde analytiske indsigter til bedre beslutningstagning.
Dårlige kundeoplevelser
En god betalingsoplevelse er en vigtig og ofte undervurderet del af kundeoplevelsen og har direkte indflydelse på evnen til at fastholde nuværende kunder og tiltrække nye. En betalingsoplevelse, der ikke bygger på best practice og hvor kundeservice ikke har nem adgang til betalingsstatus, betalingsdata, og betalingsredskaber, skaber ikke de optimale betingelser for den gode kundeoplevelse.
Løsning: En automatiseret debitorløsning som FarPay tilbyder markedets bedste betalingsoplevelse med en brugervenlig, transparent og sikker betalingsproces. Her vil kunden blive præsenteret for de betalingsmetoder, de har præference for, kunne nemt tilmelde sig automatisk betaling og modtage automatisk information, der er vigtige for transaktionen. Kundeservice har adgang til opdateret indsigt i kundernes betalingsstatus og kan nemt besvare spørgsmål fra kunder, afhjælpe eventuelle udfordringer, facilitere betalinger m.m., mens kunden er i telefonen.
Fordelen ved en automatiseret debitorløsning
Implementering af en automatiseret debitorløsning kan transformere virksomheden ved blandt andet at strømline hele faktura-til-kontant-processen og ved at forbedre likviditeten. Her er nogle af de væsentligste fordele:
- Forbedret effektivitet: Automatisering reducerer den manuelle arbejdsbyrde, forbedrer kundetilfredshed og letter betalingsprocessen.
- Bedre likviditet: Automatisering sikrer hurtigere opkrævning af fakturaer og bedre forudsigelse af fremtidige kontantstrømme.
- Nemmere inddrivelse: Automatisering af rykkerprocessen gør det lettere at håndtere kunder, der betaler for sent uden at kompromittere deres kundeoplevelse.
- Opdateret rapportering: En debitorløsning, der integrerer til økonomistyringssystemet, betalingsmetoderne samt banken giver et samlet real-time overblik over kontantstrømme og de bedste forudsætninger for den økonomiske rapportering.
- Bedre betalingsprocesser: Adgang til markedets bedste betalingsmetoder og en brugervenlig, transparent, og sikker betalingsproces er store fordele ved en automatiseret debitorløsning.
- Gode kundeoplevelser: En automatiseret debitorløsning tilbyder opdateret adgang til betalingsstatus og værktøjer der udstyrer kundeservice med de bedste forudsætninger for at give en god kundeoplevelse.
Få styr på debitorbogholderiet med FarPay
Automatisering af debitorstyring kan drastisk forbedre faktura-til-kontant-processen – og gøre den hurtigere, mere effektiv og sikker. FarPay tilbyder en omfattende alt-i-én-løsning til fakturering af både enkeltstående og automatiske betalinger.
Ønsker du at optimere jeres faktura-til-kontant proces? Book en demo af FarPay her
